Processus métier, Cas d'usage, Déploiement et Accompagnement
Par franck_29 - 24 janvier 2017

Urbanisation : si on mettait vraiment l'usager au centre ?

Urbanisation : si on mettait vraiment l'usager au centre ?

Voilà un article avec un titre bien peu accrocheur, pourtant le sujet que je vous propose évoque une difficulté, bien réelle dans nombre d'organisations.
Une difficulté double en fait, qui provient d'une part de la multiplicité des outils de systèmes d'informations qui ont une propension à en faire de plus en plus, y compris en dehors de leur zone fonctionnelle de prédilection, et de la nécessité, cette forme de pression collective auxquelles les organisations doivent faire face, de réduire les coûts, les délais de décision et de traitement.


La pression sur les coûts des organisations induit une excroissance du périmètre des utilisateurs du SI vers le management.

A priori, on pourrait se dire que tout va bien, puisque l'extension du périmètre fonctionnel des différents SI qui instrumentent les processus métiers des organisations, leur intention d'intégrer aux processus qu'ils traitent l'ensemble des acteurs desdits processus va dans le bon sens, et qu'elle va effectivement permettre une fluidification des traitements et un raccourcissement de leurs délais.

Prenons un exemple simple : la

Par franck_29 - 15 décembre 2016

Infographie : Les apports d'une GED

Infographie : Les apports d'une GEDJe vous propose aujourd'hui une infographie qui a été beaucoup partagée sur les réseaux sociaux ces derniers jours.
Les auteurs ne m'en voudront pas, je l'espère, dans la mesure où je la reproduis fidèlement et in extenso.

J'ai trouvé intéressant de la partager donc, car elle reprend de façon synthétique, sur une planche unique, les avantages d'utiliser une GED. La planche est certes orientée GEG en cloud, mais nombre des avantages présentés concernent tout simplement la GED (et pas le fait qu'elle soit dans le cloud)

on y retrouve :
  • un panorama initial chiffré énumérant les coûts liés à la gestion documentaire, sans GED. On peut certes critiquer la hauteur des chiffres annoncés, peu importe la valeur, d'un point de vue qualitatif le constat est indiscutable dans la plupart des organisations.
  • à la suite, les objectifs qu'on devine déjà être ceux d'une GED ; productivité, économies, sécurité et mobilité
  • enfin, les étapes clés pour réussir la mise en oeuvre de la GED en organisation, car oui, il ne suffira pas d'acheter le produit, quel qu'il soit, pour atteindre tous les objectifs annoncés,
Par franck_29 - 13 décembre 2016

Supprimer le circuit papier ? Un nouveau décret (5/12/2016)

Supprimer le circuit papier ? Un nouveau décret (5/12/2016)Il y a quelques semaines nous avions ici même un débat sur le délicat sujet de la suppression du circuit papier dans nos organisations équipées de l'outillage Elise (cf. Elise pour le courrier : Supprimer le circuit papier ?).
Ce sujet est d'une actualité brûlante dans la mesure où vient de paraître au journal officiel du 6 décembre 2016, le Décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies et pris pour l'application de l'article 1379 du code civil.


legigrance.fr a écrit:Ce dernier présume fiable jusqu'à preuve du contraire toute copie résultant d'une reproduction à l'identique de la forme et du contenu d'un acte, dont l'intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme à des conditions fixées par décret en Conseil d'Etat. Le présent décret vient préciser les modalités du procédé permettant de présumer la fiabilité de la copie réalisée, c'est-à-dire sa fidélité à l'original et son incorruptibilité.

Est présumée fiable, au sens du deuxième alinéa de l'article 1379 du code civil, la copie résultant :

Article 1

- soit d'un procédé de reproduction qui
Par franck_29 - 10 octobre 2016

Elise pour le courrier : Supprimer le circuit papier ?

Elise pour le courrier : Supprimer le circuit papier ?Bonjour à tous,
Comme cela a été rappelé lors de la journée ElisA au cours d'une table ronde sur la gestion électronique de courrier avec Elise, le maintien d'un double circuit (en dématérialisé avec Elise, et, le papier) est à terme une mauvaise solution pour l'organisation.
Ce fait est d'ailleurs déploré dans nombre de retours d'expérience après quelques mois d'utilisation (cf. Si c'était à refaire : Elise dans une ville du Bordelais, et Si c'était à refaire : Elise dans une ville de Normandie).

Pourtant c'est une méthodologie qui est souvent observée, elle est censée faciliter le changement pour les utilisateurs qui n'ont pas à changer du tout au tout leurs habitudes du jour au lendemain.
Le vrai problème avec cette façon de faire c'est qu'in fine, pour les utilisateurs, Elise se positionne alors comme un outil de plus à renseigner, et ils ne voient pas clairement la pleine valeur de l'outil. Seuls quelques'uns d'entre eux, ceux qui font des recherches par exemple, percevront la plus-value.
Mais au bout du compte, l'organisation n'en tirera pas le plein effet.

Aussi, cette mesure
Par franck_29 - 22 juin 2016

L'accompagnement du changement : Concrètement

L'accompagnement du changement : ConcrètementBonjour à tous,
J'ai souvent eu l'occasion d'insister sur le côté essentiel d'un bon accompagnement du changement dans une opération de déploiement de l'outil Elise au sein de vos organisations. Je vous renvoie par exemple aux articles suivants :
On voit trop souvent en effet, des chefs de projet, revenir quelques mois après l'ouverture du service, déplorer que l'outil soit moins utilisé que ce qui était initialement envisagé. A la reflexion, c'est peut-être le signe d'un accompagnement du changement qui n'était pas à la hauteur.


L'accompagnement du changement on en parle énormément, mais bien souvent les définitions en sont diffuses, théoriques ou peu pragmatiques.

Ayant eu à travailler la question du bon accompagnement, je ne résiste pas à la tentation de la partager avec vous.

Tout d'abord, on parle souvent "résistance au changement" ; dans le contexte de l'entreprise, ou de toute organisation, il s'explique toujours par des modifications dans les relations
Par franck_29 - 9 juin 2016

Elise GED SmartAgent : Les types de document c'est important

Elise GED SmartAgent : Les types de document c'est importantBonjour à tous,

il y a peu se tenait le deuxième DevCamp Elise de l'année (DevCamp 2 : SmartAgent/DocFactory 2-3/06@Lille), qui cette fois, était dédié au SmartAgent et aux webservices de DocFactory.
Toutes les fonctionnalités et nouvelles possibilités offertes par ce SmartAgent, que j'avais déjà évoquées dans la série "Secret d'Elise" (Secret d'Elise -2- SmartAgent les workflows dynamiques et Secret d'Elise -3- SmartLink démystifié) ont été présentées en vraie grandeur.

L'intérêt évident de ce DevCamp était qu'au delà des "communications" nécessairement vulgarisatrices et "vendeuses" de l'éditeur, plus loin que les présentations trop fonctionnelles que j'en avais faites dans les articles "secret d'Elise", la mise en oeuvre du SmartAgent était détaillée pas à pas.

La logique de l'implémentation se déployait sous les yeux des "participants", apportant son lot de compréhension et de "ah d'accord" pour finir par le "démystifier" et enfin permettre aux participants de véritablement se projeter avec leurs besoins concrets,
Par franck_29 - 4 avril 2016

Elise : La tentation du Cloud

Elise : La tentation du CloudAu gré des échanges que j'ai avec vous, je vous entend souvent parler du cloud; parfois en terme de crainte, parfois encore comme étant la solution à nombre de problèmes. Mais chose étonnante, il n'y a pas de consensus parmi vous sur son utilisation.
Alors, comme j'entend régulièrement Archimed nous parler de cette technologie cloud, et que des éléments de sa solution passent d'ores et déjà comme open311, et passeront à l'avenir par le cloud, j'ai voulu vous proposer une petite réflexion synthétique sur le sujet.


Introduction

Pour appuyez mes propos, je me suis basé sur essentiellement deux documents que j'ai examinés dans le détail :
  • La réalité du Cloud dans les grandes entreprises. Octobre 2015 du CIGREF (PDF site du CIGREF]
  • Référentiel de qualification de prestataires de services sécurisés d’informatique en nuage (cloud computing) - référentiel d'exigences. 30 juillet 2014 par l'ANSSI (PDF site de l'ANSSI)
Ceux qui cherchent un site "grand public" dédié à ces technologies cloud, pourront consulter le site :
L'analyse du
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