Processus métier, Cas d'usage, Déploiement et Accompagnement
Par Laurent_33 - 11 décembre 2015

Besoin d'une AMO pour déployer Elise ?

Vous voulez mettre en oeuvre une gestion de courriers ou de documents au sein de votre entité. Mais voilà, vous avez de nombreuses questions sur le "Quoi faire", le "Comment faire", des interrogations voire des craintes sur "l'apport réel du projet". Ou encore, vous êtes désemparé face à l'offre disparate disponible sur le marché des outils informatiques de gestion de documents. Et enfin vous avez des besoins fonctionnels incontournables.

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C'est peut-être une bonne idée que de recourir à une assistance à maîtrise d'ouvrage (AMO).

Pour ce qui me concerne, l'apport d'une AMO, pour la compétence et le regard extérieur qu'elle m'a apporté, à été important. Aussi, je vous propose en partage, les quelques points clés du mandat que j'avais donné à ce prestataire extérieur.

L'idée n'est certainement pas de prétendre que c'est ce qu'il faut faire, loin de là, mais plutôt de vous donner quelques pistes qui m'ont personnellement été utiles.

Contexte global, contraintes imposées.

Dans notre cas, nous avions décidé de ne pas modifier (fonctionnellement et techniquement) l'ensemble de nos SI producteurs de documents alors en place, même si ces documents devaient se déverser dans le système de GED à mettre en place, et dans un SAE que nous n'avions pas non plus.

Les raisons de ce choix étaient multiples :
  • laisser indépendantes les applications par rapport au système de GED,
  • faciliter les évolutions des versions des SI en place, sans avoir à remettre en cause le système de GED voire le système de SAE,
Par ailleurs nous avions également un ensemble d'exigences incontournables que le futur système devait supporter
  • pouvoir s'ouvrir à la gestion électronique de l’information (fichier informatiques et bureautiques, images, films, son)
  • être souple dans la création et la gestion du contenu : (dossiers, documents),
  • permettre l’intégration de toutes les évolutions normatives à court et moyen termes ainsi que les standards du domaine et les règles édictées par les instances gouvernementales :
    • directives des ministères,
    • règles spécifiques aux archives départementales de mon département,
    • transfert vers (et de) les instances locales externes à mon entité (une mairie),
Ainsi que d'autres contraintes liées à l'archivage de nos documents.

Une assistance à maîtrise d'ouvrage pour éclaircir et dérisquer toutes ces exigences.

Je vous les propose dans le post suivant.
N'hésitez pas à poser des questions ou à me demander des précisions sur cette opération.
3 réponse(s) -
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